Fiche 03 : La gestion du temps

Rééquilibrer son emploi du temps

En résumé

Le manager est le plus souvent soumis à d'incessantes sollicitations de la part de ses collaborateurs internes, des personnes des autres départements et de ses propres clients. Cet outil lui permet de gérer efficacement son temps en se référant à deux grands axes :

• l'axe Collectif/Individuel,
• l'axe Structuré/Réactif.

Cela permettra au manager de déterminer quatre types d'actions dans le temps :

• type A : le travail collectif et structuré ;
• type B : le travail collectif et réactif ;
• type C : le travail en face à face et structuré ;
• type D : le travail en face à face et informel.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Pouvoir maîtriser son temps, savoir organiser son travail quotidien, hebdomadaire ou mensuel par une réflexion sur la répartition entre le formel et l'informel de ses activités.

Contexte

Le temps du manager est précieux. Sollicité de tous côtés à l'interne comme à l'externe, il est vite débordé s'il répond à chacune des demandes de rendez-vous qui lui sont demandées. Il doit donc impérativement organiser son temps. Pour cela, Danièle Penneroux propose son approche qu'elle a nommée " Croix du Management ".

Comment l'utiliser ?

Étapes

Positionner ses activités. L'outil se base sur deux grands axes : l'axe Équipe/Collectif versus Individuel/Face à face ; l'axe Informel/Réactif versus Structuré/Planifié. La Croix détermine alors 4 grandes parties :

• Type A : Collectif/Structuré-Planifié : le manager note toutes les activités qui se font en équipe, en groupe et qui sont planifiées dans le temps.
• Type B : Collectif/Informel : une bonne question que le manager doit se poser est : " me reste-t-il du temps pour l'informel et la gestion de la réactivité ? "
• Type C : Face à face/Structuré-Planifié : le manager note toutes les activités se déroulant en face à face et qui peuvent être strictement planifiées.
• Type D : Face à face/Informel : même consigne que pour le type B : " le temps laissé à la réactivité et l'environnement ? "

Rééquilibrer les répartitions. Après avoir rempli la Croix, et relié les quatre côtés, le manager peut visualiser la répartition de ses activités et se rendre compte de l'équilibre ou du déséquilibre de son emploi du temps. Les activités sont-elles suffisamment planifiées ? Laisse-t-on trop ou pas assez de place à l'informel/réactif ? Y a-t-il équilibre entre travail d'équipe et entretien (face à face) ?

Réorganiser son temps. Le manager évalue chacune de ses activités au crible de critères qui sont :

• quelle est ma valeur ajoutée dans cette activité ?
• quelle est l'urgence pour sa réalisation ?
• quel est " le plaisir " ou la satisfaction que je retire de cette activité ?

Si le diagnostic du manager est : peu de valeur ajoutée, tout dans l'urgence et peu de satisfaction, une vraie réorganisation s'impose !

Méthodologie et conseils

La Croix peut être un outil récurrent pour le manager qui peut faire régulièrement avec elle le bilan de ses activités.

Pour plus d'objectivité, le manager peut se faire aider par un(e) assistant(e) s'il en a ou par un de ses collaborateurs avec qui il partage une certaine confiance.