Fiche 04 : L'organisation d'une réunion

Les étapes de la réussite de la réunion

En résumé

Pour un manager, maîtriser la conduite des réunions est un outil clé, compte tenu du temps qui y est consacré et de leur impact. Il s'agit pour lui d'assurer une bonne préparation de la réunion, de la mener efficacement et de veiller à son suivi. D'où les cinq étapes de l'organisation d'une réunion :

• Fixer un cadre précis pour la réunion.
• Choisir judicieusement le lieu.
• Bâtir un scénario pour la réunion.
• Organiser la prise de parole.
• Assurer un suivi de la réunion.

Le manager ne doit organiser une réunion que si c'est le moyen le plus efficace pour atteindre son objectif et échanger.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

• Gagner du temps.
• Rendre la réunion productive.
• Développer l'implication des participants.
• Garder une trace des échanges.

Contexte

La plupart des décisions (60 à 80 %) sont prises au cours de réunions ; un cadre passe en moyenne un quart de sa semaine en réunion ; les réunions sont de plus en plus fréquentes mais aussi perçues comme non efficaces, d'où l'enjeu de les conduire avec méthode.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Fixer un cadre précis. Une réunion doit bénéficier d'un cadre le plus étroit possible, d'un objectif à atteindre et d'une durée de temps limitée. Systématiser la réalisation d'un ordre du jour avec les thèmes à traiter.

Choisir judicieusement le lieu. Le lieu est déterminant pour la qualité des échanges.

Bâtir un scénario. L'introduction et la conclusion sont les éléments clés d'une réunion. L'introduction doit mettre en confiance les participants, la conclusion doit veiller à ce que tous les participants partagent la même perception des décisions prises. Après l'introduction, toujours poursuivre par les points les plus importants ou délicats.

Organiser la prise de parole. Le rôle de l'animateur est central. Il assure le respect de l'ordre du jour, notamment la durée prévue pour chaque thème, mais aussi le rythme de la prise de parole en permettant à chaque participant de s'exprimer. Il doit s'imposer, en douceur et par l'humour.

Assurer un suivi. Une des étapes les plus négligées consiste à s'assurer que les réunions débouchent bien sur des actions concrètes. Le compte rendu constitue le moyen de synthétiser la réunion. Il clarifie les responsabilités sur les actions à engager. Il donne le sentiment que quelque chose a réellement été accompli. Il permet aussi d'informer les personnes intéressées des décisions clés et de s'assurer que la compréhension est partagée.

Méthodologie et conseils

• Formuler clairement l'objectif de la réunion : un des problèmes les plus fréquents est l'absence d'objectifs ou leur mauvaise formulation, trop abstraite.
• Viser une durée de l'ordre de 90 minutes : au-delà, la motivation décroît. Pour des réunions plus longues, des pauses sont indispensables.
• Ne réunir que les personnes véritablement concernées.