[Tribune] Communications unifiées: pourquoi une plateforme ouverte booste la productivité des employés

Dans le contexte actuel où le télétravail s'est généralisé, les outils de communication et de collaboration ont connu une croissance fulgurante. Cette tendance ne va pas ralentir, puisque que d'ici à 2024, 25% des réunions se feraient en présentiel contre 60% aujourd'hui selon Gartner. Les impacts de cette crise iront bien au-delà du simple télétravail car c'est tout l'environnement professionnel qui sera à recréer. La transformation digitale devient donc un sujet central pour les entreprises, qui cherchent à simplifier la collaboration à distance entre les employés. Or, bien souvent encore, la multiplication des outils est un frein à la productivité des employés et la résistance au changement peut ralentir l'adoption de nouvelles solutions plus adaptées aux modes de travail actuels.

Bien que les communications unifiées dans le cloud apportent des avantages majeurs pour la DSI et les employés, pourquoi leur adoption n'est-elle pas encore généralisée? Parmi les interrogations des responsables IT persiste encore la nécessité que ces nouveaux outils, censés leur faciliter la vie, s'intègrent avec leur outils existants et l'importance pour eux de faire circuler les informations.

La multiplication des outils, source de complexité

Les outils de collaboration sont essentiels au travail en équipe. Mais ils peuvent aussi être sources de complexité lorsque les employés sont contraints de recourir à de multiples applications. La nécessité d'adopter rapidement le télétravail a pu encourager les entreprises à adopter des solutions de court terme, sans penser à l'intégration dans l'écosystème informatique existant. Il est ainsi courant que les employés doivent utiliser des applications séparées pour chaque mode d'échange (téléphone, visioconférences, messagerie instantanée). En moyenne, les employés utilisent quatre applications de communication différentes, et 70% d'entre eux estiment que gérer ces échanges est un challenge.

Parmi les principaux points bloquants aux applications utilisées aujourd'hui, on peut citer:

• L'organisation de l'information. Bon nombre d'employés déplorent un éparpillement de l'information qui nuit à leur productivité;

• L'accès et la recherche de l'information;

• La valorisation de l'information, en interne et en externe.

Les silos représentent un obstacle majeur: l'information est accessible au sein d'applications isolées, ou reste cloisonnée au sein d'un département. Cela représente une perte de temps considérable: 69% des employés perdent jusqu'à une heure par jour à basculer entre de multiples applications. Un environnement ouvert permet de contourner ces limites et de réduire le nombre d'outils utilisés. Une plateforme de communication s'intégrant avec les applications métiers telles que le CRM permet de limiter le basculement entre les applications.

Une migration vers le cloud sur mesure

Plusieurs freins peuvent empêcher l'adoption dans une solution unifiée pour les entreprises: la crainte de devoir changer l'ensemble des outils utilisés, le temps consacré au projet et au déploiement ou encore le manque d'implication de la hiérarchie ou des employés. Pour pallier ces appréhensions, une migration progressive est possible pour les entreprises ayant une infrastructure de taille importante. Cette approche est particulièrement adaptée lors du passage d'une solution sur site vers le cloud.

Une plateforme ouverte facilite également ce changement, car les outils déjà utilisés pourront être intégrés avec la nouvelle solution de communication, permettant par exemple la synchronisation de l'annuaire d'entreprise, ce qui garantit une transition sans impact pour les employés. Les entreprises peuvent s'appuyer sur des intégrations déjà existantes avec les outils les plus utilisés (Salesforce, Microsoft Dynamics, Google Workspace, Microsoft Teams) ou créer des intégrations personnalisées avec les applications propres à l'entreprise (business intelligence, ERP...).

Les entreprises peuvent s'appuyer sur une communauté active de développeurs, qui présente de nombreux avantages: ajout régulier de nouveaux connecteurs, possibilité de créer ses propres intégrations, entraide dans la communauté pour résoudre des problématiques communes... tel est le rôle des développeurs, pour qui accompagner le changement est une priorité.

La communication unifiée, vecteur de productivité

Bien que certains freins puissent se présenter avant l'adoption d'une communication unifiée, très peu d'entreprises ayant opté pour ce type de solution font marche arrière. Parmi les avantages soulignés par les employés, le gain de temps ressort en tête. Plutôt que de basculer entre de multiples applications, ils ont accès à tous les modes d'échange dans une seule interface, avec un accès à des données d'autres applications métiers.

Ces outils facilitent également la collaboration entre les personnes (collègues, clients ou fournisseurs) et évitent la perte d'informations, ou l'accès à des informations non mises à jour. L'environnement de travail des salariés n'est pas perturbé et leur productivité est encouragée. En effet, plus la communication interne est simplifiée et rationalisée, plus faciles seront les processus de travail quotidiens et plus productive sera l'entreprise dans sa totalité.