Fiche 04 : Le kit de communication

Disposer d'un support qui explique le pourquoi et le comment d'un changement

En résumé

Le " kit de com " est bien souvent constitué d'une présentation PowerPoint d'une dizaine de transparents complétée, le cas échéant par une vidéo, un dépliant ou encore un document plus complet. Le kit de communication, c'est le support diffusé à tout le monde pour expliquer le projet. Il reprend le nom et le slogan et détaille les éléments pratiques du projet de changement.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le " kit de com " doit être autoportant. Il doit pouvoir être lu facilement par tous les bénéficiaires d'un changement sans qu'il y ait une personne qui explique son contenu. C'est en général le document le plus lu. Il doit à la fois donner des informations sur les objectifs, les raisons, les modalités, les ressources et les personnes du projet. Le kit de com a une vocation d'information mais aussi de valorisation du projet de changement.

Contexte

Le kit de com est la première action de communication qui doit être réalisée après le positionnement, le mix com et le plan de com qui sont des éléments préparatoires aux actions de communication. Nous préconisons de le réaliser immédiatement après le plan de com et de le mobiliser pour la réunion de lancement du changement. Le kit de com peut évoluer dans le temps et avoir entre deux ou trois versions dans le cadre du déroulement du projet. S'il est imprimé mieux faut privilégier une seule version pour limiter les coûts de reprographie.

Comment l'utiliser ?

Étapes

De manière chronologique, le kit de com traite de la justification du projet, des bénéfices attendus et des livrables.

• Cette première série est toujours précédée d'une première page sur laquelle figure le nom du projet, son logo, le chef de projet, un slogan et les dates de début et de fin.
• Le deuxième niveau, fait état de la méthodologie de travail, des changements qui affecteront l'organisation et des risques encourus. Si le premier niveau vend le projet, le second a pour objectif d'expliciter son impact et les transformations induites.
• Le dernier niveau, sur le thème de l'organisation du projet, propose des transparents qui abordent successivement l'organisation du projet, les acteurs et leur rôle pour que ces derniers soient clairement identifiés et enfin le planning qui donne les grandes phases et les dates butoirs du projet.

Méthodologie et conseils

Le kit de com est une synthèse des points importants d'un projet. Il constitue une réponse de communication à " qu'est-ce que le projet ? " Il peut servir de base à des présentations orales de 30 à 60 minutes ou être un document qui se suffit à lui-même et qui sera distribué comme une plaquette de présentation. Il est conseillé de ne pas excéder 15 pages pour ce type de document au risque d'une dilution des messages principaux.