Fiche 01 : Analyse des besoins pédagogiques

Identifier pour chaque population les objectifs pédagogiques pour définir des cursus de formation adaptés

En résumé

À partir des études d'impacts, sont définis par population les besoins de formation en termes de savoir, savoir-faire et savoir être. Ce premier repérage permet de lister tous les besoins pédagogiques pour ensuite envisager les dispositifs de formation. C'est une approche par les acteurs au regard de leurs besoins d'accompagnement pédagogique. En fonction des savoirs sollicités, différentes stratégies de formation pourront être envisagées.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Dans les projets informatiques, on prend les fonctionnalités de l'outil et on en déduit les formations en fonction de ces fonctionnalités et des personnes qui les manipulent. Pour les projets de changements plus organisationnels (même si dans la majeure partie des projets informatiques, il y a des changements organisationnels), il est nécessaire de repartir des changements et des impacts de ces derniers sur les différentes populations pour définir pour chacune de ces populations les éléments de formations souhaitables.

Contexte

L'analyse des besoins pédagogiques se fait après les études d'impacts (cf. outil 19, 20, 21, 22) et avant la production du plan de formation (cf. outil 34). On la réalise également à partir de la cartographie des acteurs (cf. outil 12) et parfois même des " mix com " (cf. outil 29).

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Pour chaque population remplir le tableau mentionné à la page précédente.
• Qualifier les contenus pédagogiques à prévoir en fonction de la matrice suivante à partir des informations collectées dans le tableau réalisé :

• Définir les cursus, modules et séquences pour chaque population. Cette étape consiste à définir les cursus et modules à créer avec les besoins en formation auxquels ils répondent, les populations concernées, les modes de dispense, l'effectif des personnes, les séquences et les contenus pédagogiques, la documentation associée (que ce soit à la disposition des personnes suivant la formation ou pour le formateur), les moyens matériels nécessaires à sa réalisation (salle disponible, vidéoprojecteur...) et le budget nécessaire.

Méthodologie et conseils

De nombreuses formations sont organisées en cursus (3 jours par exemple), module (3 modules d'un jour) et de séquence (3 séquences de 2 heures par module).

• Un cursus est constitué d'un enchaînement logique de modules pour une population homogène.
• Un module répond à un ou plusieurs besoins en formation. Pour chaque module, vous devrez définir le mode de dispense (présentiel ou e-learning ou mixte), le format (séminaires, formations en petits groupes ou en individuel) et les moyens matériels nécessaires.
• Les séquences d'un module sont des moments de formation avec un résultat visible et des modalités spécifiques.

Comment être plus efficace ?

Lorsque sont établis la liste des bénéficiaires et les modules de formation avec leur durée, il est possible de formaliser une première volumétrie du plan de formation. La volumétrie consiste à déterminer le nombre de jours total de formation pour le projet traité. Pour avoir le nombre de jours total, il faudra rajouter aux jours de formation, les jours de conception des supports. L'équation de la volumétrie de formation est simple lorsque l'on a le nombre de modules, la durée par module et le nombre de participants par session. Le calcul de la volumétrie se fait par le calcul des trois opérations suivantes :

• Volumétrie de formation = Somme du nombre de jours pour les modules
• Nombre de sessions par module = Nombre de bénéficiaires / Nombre de participants par session
• Nombre de jours par module = Nombre de sessions × Nombre de jours par session

Les calculs de volumétrie se font généralement sous la forme de tableaux comme le modèle suivant au moyen d'un tableur.

EXEMPLE de Tableau de bord de la formation

Comme le levier communication, la formation nécessite d'être pilotée en fonction des objectifs qui lui sont assignés pour répondre au mieux à ceux du projet. La formation a souvent un coût très important en fonction du nombre de personnes à former. Indispensable à toute action de changement, la formation, tout comme la communication, est parfois faite dans le feu de l'action des projets sous la contrainte des plannings sans retour qualitatif. La construction et le suivi d'un tableau de bord de la formation permettent ce suivi qualitatif en terme de résultats et de performance.