Fiche 04 : Atelier Work Out

Classer les activités en termes de d'importance et de ressources nécessaires

En résumé

Proposé comme un outil de la méthode Six Sigma, l'atelier Work Out consiste à qualifier les principales activités en termes d'importance et de ressources consommées afin de les faire évoluer vers celles qui sont les plus importantes et qui consomment le moins de ressources dans une logique d'amélioration continue. Cet atelier permet aux participants de s'interroger sur leur existant et de voir que ce qu'ils pensaient comme performant ne l'est peut-être pas, permettant ainsi une perception sur le changement comme une opportunité d'évolution.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Cet atelier a pour objectif d'amener les participants à faire le ménage dans leurs activités existantes. Ce travail de recensement et de qualification permet de montrer que ce qui se fait n'est peut-être pas aussi optimal et qu'il y a des marges de progrès. C'est une manière de relativer les pratiques existantes, d'en envisager de nouvelles et de voir le changement comme une opportunité d'évolution. Les activités moins importantes et chronophages méritent d'être abandonnées, pour laisser place à l'innovation et l'introduction de nouvelles pratiques.

Contexte

Cet atelier peut être utilisé dans le cadre de la préparation d'un projet de changement pour prioriser les étapes à mettre en oeuvre et envisager de nouvelles manières de faire, mais aussi dans le cadre de réunions d'équipe pour aménager le temps de travail des collaborateurs dans une perspective de gain de temps.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Les participants réfléchissent ensemble et sélectionnent 20 activités majeures qu'ils réalisent au quotidien.
• Chaque activité est ensuite qualifiée en termes d'importance et en termes de ressources consommées. Les participants qualifient chacune des activités en Top, Flop, Plusplus et Nini.
  • Activités Top : activités très importantes nécessitant peu de ressources : à développer
  • Activités Flop : activités peu importantes consommant beaucoup de ressources : à éliminer
  • Activités Ni Ni : activités peu importantes consommant peu de ressources : à conserver ou à faire évoluer
  • Activités Plus Plus : activités très importantes consommant beaucoup de ressources : à faire évoluer en fonction de leur place critique dans le fonctionnement.

• Les participants doivent ensuite proposer un plan d'action visant à augmenter les " Top ", supprimer les " Flop " et gérer les " Ni Ni " et les " Plus Plus ". Dans un projet de changement cela peut consister à voir comment le changement va aider et apporter des opportunités à cette gestion.

Méthodologie et conseils

Cet atelier se fait avec un maximum de 15 personnes sur une durée de 2 à 3 heures en fonction de la complexité des activités à recenser et à qualifier. Une réflexion préalable sur les tâches peut être réalisée par les participants avant de les mettre en commun pour les prioriser.