Fiche 08 : Les e-mails efficaces

Faciliter le travail du lecteur saturé de mails

En résumé

Comme nous, nos destinataires reçoivent chaque jour des dizaines d'e-mails.

Qu'ils utilisent la méthode CAP (outil 12) ou non, ils ont besoin de données précises pour gérer leurs priorités et traiter leurs mails sans perdre de temps.

Les e-mails efficaces facilitent la gestion des priorités du destinataire, grâce à un objet précis. Ils contribuent à diminuer le nombre de mails en circulation parce que les destinataires ou personnes en copie sont ciblés. Ils augmentent les chances que nos mails soient traités parce qu'ils vont à l'essentiel.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'objectif est double : augmenter les chances que nos mails soient traités ; réduire le nombre de mails qui saturent nos boîtes aux lettres.

Contexte

Ces recommandations s'appliquent à tous les e-mails professionnels.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Destinataires : soyez sélectif.
  • Destinataires principaux : les personnes directement concernées pour action.
  • En copie : celles qui ont besoin d'être tenues informées (dites pourquoi dans le mail).
  • Avant de " répondre à tous ", vérifiez que la liste des destinataires est pertinente.
• Objet : soyez précis et concis.
  • Utilisez un " titre plein " qui révèle le contenu du mail. Remplacez " Réunion " par " Réunion pour résoudre tel problème ".
  • Sur un smartphone, seuls les 5 ou 6 premiers mots sont lisibles : faites court et commencez par l'information importante.
• Début du mail : donnez envie de lire.
  • Un bonjour personnalisé : a minima le prénom ou le nom pour un interlocuteur unique. Un ton adapté à la personne ou au groupe : professionnel ou familier ; ludique, chaleureux ou neutre.
  • Expliquez dès la 1^re ligne en quoi vos destinataires sont concernés par votre mail : " vous m'avez fait par de... " ; " vous connaissez bien.... "
  • Exception : les fils de discussion échangés dans un laps de temps court.
• Corps du mail : allez à l'essentiel.
  • Présentez les faits de manière synthétique en 4 ou 5 lignes maximum.
  • Soyez clair sur ce que vous attendez de vos lecteurs : quelles actions et pour quand précisément.
  • Donnez les informations utiles pour faciliter leur travail : liens Inter- ou Intranet, documents attachés, précisions. Mettez en gras/couleur celles qu'ils auront besoin de retrouver en un coup d'oeil quand ils traiteront le mail (date, adresse, lien, etc.).
  • Faites des phrases courtes : sujet, verbe complément.
• Fin du mail : soyez conclusif et convivial.
  • Résumez en une ligne ce que vous attendez de vos destinataires. Exemple : " J'attends ces éléments avant de rappeler le client ".
  • Personnalisez la prise de congé. Mettez-y du coeur et non des formules toutes faites : " bon week-end ", " à lundi prochain ", etc.

Méthodologie et conseils

• Abordez un seul sujet par mail. Une demande supplémentaire sans rapport avec l'objet risquerait de ne pas être traitée.
• Révisez les destinataires ou l'objet lorsque vous poursuivez un fil de discussion.
• N'abusez pas du signal " important ". Vous ne seriez plus crédible.
• Évitez les fichiers attachés lourds qui peuvent bloquer la messagerie de vos destinataires. Utilisez des espaces partagés d'entreprise ou accessibles via Internet.
• Aérez votre texte. Sautez une ligne à chaque étape de votre mail.
• Indiquez votre numéro de téléphone dans votre signature automatique. ¦