Numérisation : on ne capture pas un document, on capture des données !

La numérisation évoque généralement la dématérialisation, du papier vers le digital. Mais ce n'est plus l'essentiel : la capture de données d'un document, physique ou numérique, et son injection dans le système d'information constituent aujourd'hui un enjeu majeur pour le business de l'entreprise.

Du document à la donnée

Dématérialisation. Pour les plus jeunes, ce terme sera bientôt « so vintage » ! Au même titre sans doute que la numérisation documentaire. Mais l'abandonner trop vite serait oublier que ces processus ont su évoluer avec leur temps. En effet, au départ l'archivage constituait l'objectif principal de la numérisation : un « instantané » (image ou pdf) du document était pris, de façon à pouvoir le retrouver plus facilement, sans nécessairement fouiller dans les archives poussiéreuses de l'entreprise. Mais, mal classés ou sans mot clé, retrouver par la suite ces documents relevait parfois de la gageure.

Au fil du temps, la numérisation documentaire a gagné ses galons : la reconnaissance de caractères a d'abord permis d'automatiser l'indexation des documents à partir de leurs informations, afin de faciliter leur classement et les recherches dans la base documentaire de l'entreprise. Aujourd'hui, la numérisation s'apparente à la capture de données : les données des documents sont automatiquement lues, reconnues et injectées dans le système d'information, et donc intégrées aux workflows de l'entreprise. Résultat : outre le gain de temps, l'absence de saisie manuelle permet également d'améliorer la sécurité et l'intégrité des données injectées.

La capture multi-canal, colonne vertébrale des enjeux business

Mais réduire la capture de données aux processus de numérisation des documents papier serait en réduire considérablement le champ. Car désormais le document n'est plus seulement papier. Au contraire même : toute la journée, les équipes échangent en interne ou en externe des informations numériques sur tous les supports et tous les devices qui sont mis à leur disposition : contenu ou pièce jointe d'un mail, document échangé en web-conférence, chat en direct, réseaux sociaux, etc., depuis un ordinateur de bureau, un laptop ou un smartphone.Des informations dont la valeur réelle ne prend tout son sens que lorsqu'elle sont injectées dans les solutions et les processus métiers de l'entreprise : CRM, ERP, gestion de la production, etc. Dès lors, il est essentiel de capturer ces données et de les intégrer au système d'information de l'entreprise. On parle alors de capture et d'insertion de données multi-canal : quelle que soit son origine (papier ou numérique), la donnée devient alors l'essence même des enjeux business de l'entreprise.

La donnée structurée, véritable valeur du document

En matière de capture, tout l'enjeu repose donc désormais sur la structuration de la donnée. Une structuration qui consiste à lire la donnée, mais surtout à l'analyser, à l'indexer et à l'injecter dans le système d'information. Pas seulement pour l'archiver mais pour qu'elle soit utile aux équipes, à tous les niveaux de l'entreprise : métier bien sûr mais également aux fonctions support telles que les commerciaux, le marketing et la communication, la comptabilité, etc.

Par exemple : un mail reçu de la part d'un client peut être facilement relié à sa fiche d'identité dans le CRM de l'entreprise. Ainsi, lors de ses prochains appels téléphoniques au service client ou au helpdesk par exemple, son interlocuteur aura directement sous les yeux tout l'historique des précédents échanges, quel que soit le canal de communication. Un exemple parmi tant d'autres, qui peut être répliqué à toutes les strates de l'entreprise : processus opérationnels, business intelligence, etc.

Et la suite ? La suite s'écrit déjà aujourd'hui : la donnée est, et sera sans doute encore longtemps, le principal cheval de bataille des entreprises. Comment alors ne pas évoquer le Big Data ? Ou l'enrichissement et le bon usage de la donnée comme avantage concurrentiel et vecteur de réussite de l'entreprise. Car aussi structurée soit-elle, la donnée ne fait pas tout : encore faut-il en faire bon usage.